Agar kegiatan perusahaan dapat
berjalan dengan baik dan terkoordinasi, sangat diperlukan adanya perencanaan.
Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, rencana yang harus
dibuat adalah rencana kegiatan operasional yang harus dilakukan oleh perusahaan
dalam satu periode untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan.
Pengertian
Perencanaan
Dalam ilmu menejemen menjelaskan
bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu
manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan,
koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan
salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap
awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan
organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai
berikut :
“Secara umum perencanaan merupakan
proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan
(mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik
(tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk
menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Definisi perencanaan tersebut
menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan
perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat
disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :
- Penentuan tujuan yang akan dicapai.
- Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
- Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.
Selain aspek tersebut, perencanaan
juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:
- Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.
- Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
- Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.
- Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena
tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana
formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah
rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya,
setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal
dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang
harus dilakukan.
Tujuan
Stephen
Robbins dan Mary
Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama
adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan
nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka
capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual
mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja
organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi
ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk
melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan
tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir
pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja
lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang
manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan
tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian
atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan
yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja
perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara
perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu
sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh
individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut
tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk
mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu
sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals
adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran
seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman
humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated
goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk
memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah
sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat
diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan
organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan
tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran
umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals)
yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak
buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini
mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena
mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada
proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan
sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja,"
"naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi
maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by
objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan
tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh
karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin
mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga
produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam
pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan
bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja
memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim
berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada
akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang
digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup
alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana
dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana
strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang
berlaku diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah
rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi
menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka
panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun,
rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.
Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate
time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi
rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana
yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya
seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%."
Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu.
Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi.
Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan
cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan
untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah
mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi
penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans
adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya
adalah "membangun 6 buah pabrik di China
atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing
plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang
termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
Fungsi
Perencanaan
Fungsi perencanaan pada dasarnya
adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang
diinginkan, dengan penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem
komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta
perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.
Banyak kegunaan dari pembuatan
perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan
perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin,
mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan,
pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
